Donnerstag, 26. Mai 2016

Ordnung Schaffen Woche 19

Oh jeh, ich bin schon wieder im Verzug, wie gut dass als nächstes Kapitel Zeitmanagement dran ist ;-)
Mit Arbeit, Kind, Haus auf Vordermann bringen (soll ja schliesslich bestmöglich verkauft werden) ist Zeit knapp und leider muss das Bloggen dann einfach mal warten.

Aber nicht dass jemand denkt, ich wäre nicht fleissig, denn letzte Woche war "Schritt 2 = wöchentlich alle Post bearbeiten und gegebenfalls archivieren oder wegwerfen" dran und das klappt wirklich gut.

Ich hatte ja schon geschrieben, dass wir einen Keine Werbung-Aufkleber haben und so bleiben uns schon mal die ganzen Wurfsendungen erspart. Eigentlich bekommen wir überhaupt gar nicht so viel Post, so muss ich natürlich auch nicht viel archivieren und/oder bearbeiten.

Schritt 2 läuft hier also wunderbar.

Samstag, 14. Mai 2016

Ordnung Schaffen Woche 18

In Woche 18 wird mit der sog. 4-Schritt-Methode begonnen:

Schritt 1 = täglich die Post sortieren (gilt eigentlich für Briefe, durchaus aber auch für E-Mails)
Schritt 2 = wöchentlich alle Post bearbeiten und gegebenfalls archivieren oder wegwerfen
Schritt 3 = monatlich die zu bewahrenden Schriftstücke archivieren
Schritt 4 = jährlich die Archivordner durchsehen und aufräumen

Es geht diese Woche daher um Schritt 1 = täglich die Post sortieren und somit gleich das Wichtige (z.B. Korrespondenz von der Bank/Versicherung) vom Unwichtigen (z.B. Reklame) trennen.

Tja, hier bin ich auch wieder fein raus, denn wir bekommen dank unseres Nee/Ja-Aufklebers (nein zu Werbung/Ja zu Infozeitungen) schon sehr wenig Werbung und selbst wenn, dann landet das bei uns gleich im Papierkorb. Briefe wie Kontoauszüge und dergleichen mache ich auch immer sofort auf, Rechnungen bezahle ich dank Internet Banking auch umgehend. Danach kommen die Papiere in meine Bewahrmappe im Wohnzimmer und werden dann bei Schritt 2 (siehe oben) einmal pro Woche aufgeräumt. Aber damit greife ich ja schon voraus, also immer schön langsam damit...



Ordnung Schaffen Woche 17

Diese Woche bietet nochmals Gelegenheit, um den Rückstand, sprich all die liegengebliebenen Stapel Post/Dokumente/Briefe, durchzusehen und zu sortieren.

Da ich die letzten Wochen schon sehr fleissig war und meine Ordner vollzählig sind, bin ich hier fein raus und habe die Zeit genutzt um am Haus zu arbeiten ;-)

Und ja, ich weiss, die bestehenden Ordner kann ich durchaus optimalisieren, aber ich habe für mich festgestellt, dass ich solche Aufräumaktionen dosieren muss. Wie ein Wirbelwind durch alles fegen bringt mir nichts, da geht mir zwischendurch der Atem aus und ich verliere die Lust. Bis ich mich dann wieder aufgerafft habe und weitermache, vergeht einige Zeit. Mit Pausen machen und gegebenenfalls den Küchenwecker auf eine bestimmte Zeit einzustellen, komme ich daher viel weiter.

Bei Unf*** Your Habitat (eine amerikanische Website) werden 20/10- bzw. 45/15-Zeitspannen empfohlen, also 20 bzw. 45 Minuten Aufräumen/Putzen/etc. und 10 bzw. 15 Minuten Pause. Pausen geben neue Energie und dann geht es gleich viel besser wieder weiter.

Zwischendurch...

... waren wir doch einfach mal eine Woche weg.

Strandlandschaft
Eine Woche lang weg von zuhause, von Terminen, Planungen, Hektik, Farbtöpfen, da sooo vieles noch gestrichen werden muss, vom Alltag, der doch auf einmal sehr chaotisch wurde. Die Woche Urlaub war schon lange gebucht und obwohl Herr Müller und ich so gar nicht auf mal eben wegsein gepolt waren (das Müllerchen hatte sowieso Schulferien), hat uns diese Auszeit so unendlich gut getan!

Mit frischer Energie geht es hier jetzt also weiter mit Haus-auf-Vordermann-bringen und dem Organisieren ;-)

Samstag, 23. April 2016

Ordnung Schaffen Woche 16

Puhhh, es geht hier momentan ziemlich rund, denn nicht nur habe ich eine neue Arbeitsstelle (yippieh, Teilzeit ist also doch möglich) sondern haben wir jetzt doch tatsächlich ein neues Haus gekauft!
Das bedeutet also, dass wir unser jetziges Haus in Windeseile auf Vordermann bringen müssen und genau das wird die grosse Herausforderung für die nächsten Wochen und Monate. Wir haben nicht damit gerechnet, dass es gleich sooo schnell gehen würde, aber hey, irgendeine Herausforderung braucht man/frau ja, oder?

Gut, für das Thema Ordnung Schaffen heisst dies, dass alles im Zeitraffer geschehen muss und so haben wir schon jede Menge Sachen beim Recyclingcenter und im SecondHand-Laden entsorgt und gefühlte Tonnen (naja, in Wirklichkeit Kilos) an altem Papierkram geshreddert und in die Papiertonne getan. Die Aufgabe der Woche 16 = Rückstand Abarbeiten habe ich also wirklich mehr als erfüllt. Mittlerweile habe ich nämlich sogar die Privatpost wie Weihnachtskarten etc. der letzten zehn Jahre aussortiert und grosszügig entsorgt. Ich schreibe gerne Karten und bekomme natürlich noch lieber welche, freue mich dann riesig darüber, muss diese aber nun wirklich nicht Jahrzehnte lang aufheben. Es ist der Gedanke, der zählt, und das ist das Wichtigste.

So, nun habe ich also 14 Ordner mit Dokumenten, die ich noch einmal gut durchgucken muss (da noch überflüssiges drin ist), und vier Kartons mit Privatkorrespondenz (die ich so aufbewahren möchte). Schon mal ein gutes Zwischenergebnis, oder? Noch dazu habe ich keinerlei überfällige Rechnungen - hatte ich ja sowieso nicht hihi - oder Termine, für die ich noch etwas erledigen müsste.

Ich kann Internetbanking jedem empfehlen, das erleichtert einiges, und ich kann so jederzeit meinen Kontostand kontrollieren (Konto überziehen kostet schliesslich so einiges und ist unnötig) und Überweisungen gleich oder an einem bestimmten Datum vornehmen lassen.

Jetzt muss ich also noch die Ordner durchsehen und überflüssigen Papierkram entsorgen, das kommt dann aber nächste Woche ;-)

Dienstag, 12. April 2016

Ordnung Schaffen Woche 15

Die Wochenaufgabe lautet "Rückstand aufarbeiten". Nachdem man also den Arbeitsplatz eingerichtet und alle benötigten Büromaterialien besorgt hat, geht es so richtig an die Arbeit.

Im Buch geht es erst einmal darum, dass man/frau in 2 1/2 Stunden alle Unterlagen, die höchstwahrscheinlich überall und nirgends rumliegen, soweit wie möglich sammelt und dann in L-Mappen vorsortiert. Vorsortieren heisst, dass die Unterlagen in "Wegwerfen", "Lesen" und "Bearbeiten" getrennt werden, wobei "Lesen'' noch entsprechend unterteilt wird in z.B. Bank, Versicherungen, Gemeindekosten, Auto etc. und "Bearbeiten" am besten in Rechnungen, Erklärungen (Steuer) und Sonstiges.
Jedes Schreiben sollte man/frau am besten nur einmal in den Händen halten (leider so nicht immer machbar) und dann die Dokumente in den jeweiligen Mappen chronologisch sortieren (ältestes Schreiben ganz unten und dann das aktuelle Schreiben oben).

Nicht länger als 2 1/2 Stunden an dieser Aufgabe arbeiten, denn sonst sieht man/frau den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr und ist gleich wieder frustriert ;-)

Gut, soweit die Theorie. In der Praxis hatte ich ja schon die nötigen Ordner mit einsortierten Dokumenten und eben im Wohnzimmer die Sammelmappe mit verschiedenen Fächern. Wie schon in den vorherigen Posts geschrieben habe ich in den letzten Wochen schon viel sortiert und weggeworfen - natürlich geshreddert - und daher habe ich nur noch drei neue Ordner anlegen müssen und eben einen 5 cm hohen Stapel einsortieren müssen. Yippieh! Jetzt sind alle Unterlagen zumindest schon mal an einem Ort und in den entsprechenden Ordnern.

Überfällige Rechnungen habe ich keine, d.h. auch hier ist kein akuter Handlungsbedarf. Ich werde aber die jeweiligen Ordner noch Stück für Stück durchsehen und ausmisten, denn ich habe heute doch glatt noch ein Buch mit Betriebsregeln einer Firma gefunden, für die ich schon seit mehr als einem Jahrzehnt nicht mehr arbeite... Wunderbar ordentlich an der richtigen Stelle aufgehoben, aber wirklich nicht mehr relevant oder aktuell. Das kann besser und wird dann eben zusammen mit meiner Privatkorrespondenz (ich sag nur Weihnachtskarten) die nächste Aufgabe für mich.

Sonntag, 10. April 2016

Ordnung Schaffen Woche 14

Noch mal schnell den Post für Woche 14 schreiben, bevor ich wieder in der "falschen" Woche bin ;-)

Für Woche 14 ist nochmals eingeplant, dass man/frau den Büroplatz bzw. die Plätze gut einrichtet und sich alles benötigte Büromaterial (ausführliche Liste im Buch) zulegt. Hmmm, Büromaterial wie Ordner, Klarsichthüllen, Hefter, Locher, L-Mappen ist bei uns reichlich vorhanden, nicht immer am geeigneten Ort, aber das alles zusammenzusuchen und ordentlich verstauen war kein Problem. An meinem jeweiligen Arbeitsplatz hatte ich schliesslich auch immer alles unter Kontrolle und konnten meine Kollegen wirklich jederzeit alles gleich finden, wenn ich mal nicht da war. Darum finde ich es ja auch so dumm von mir selbst, dass ich hier zuhause - sagen wir mal - Nachholbedarf habe.

Diese Woche habe ich jeden Tag eine Stunde damit verbracht, Papierkram durchzusehen, auszumisten und schon einmal vorzusortieren. Tja, ich habe so einige Funde gemacht: gekündigter Bausparvertrag noch aus Deutschland (ich bin schon mehr als 15 Jahre hier in NL), Uraltkontoabschriften von erloschenen Konten, eine Reparaturrechnung meines ersten Autos (ist schon längst auf dem Schrotthaufen), Uraltüberweisungsformulare undundund

Eigentlich sind diese Sortier- und Aufräumarbeiten für die nächsten Wochenaufträge eingeplant, aber da ich aus verschiedenen Gründen die nächsten Monate wenig Zeit haben werde, habe ich quasi schon mal vorgearbeitet. Morgen mache ich dann weiter mit Ordner durchsehen und die losen Dokumente einzuordnen und so werde ich hoffentlich schnell auf wichtigen Dokumente immer griffbereit haben und keinen Rückstand mehr mit Archivieren haben. Nichts finde ich nämlich nerviger als wenn ich ein bestimmtes Dokument lang suchen muss, nur weil ich es nicht gleich gut aufgeborgen habe.

Was Rechnungen und dergleichen betrifft, da muss ich sagen ist Internetbankieren toll. Ich habe den Überblick, kann Rechnungen an einem bestimmten Datum überweisen lassen und mit 2x einer halben Stunde pro Woche habe ich das alles wunderbar im Griff. Ich bin mal auf die Tipps zum Wochenauftrag "Banksachen" gespannt, vielleicht kann ich hier doch noch was verbessern.

Gut, das war es für diesen Wochenauftrag. In einer Stunde kommt Besuch und ich muss noch einiges vorbereiten, demnächst mehr.
Nicht nur ich bin fleissig ;-)